GİB e-Arşiv Portal entegrasyonu:
taslak hazır gelir, siz SMS koduyla imzalarsınız.

GİB e-Arşiv Portal entegrasyonu nedir, hangi satıcıya uygundur?

GİB e-Arşiv Portal entegrasyonu, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere ücretsiz açtığı fatura düzenleme ekranını sipariş akışınıza bağlar. GİB'in 13 Aralık 2019 tarihli duyurusu bu ekran için üç şeyi açıkça yazar: ayrı bir başvuru, mali mühür ya da elektronik imza zorunluluğu yoktur, özel entegratörle anlaşma gerekmez ve giriş vergi dairesi kullanıcı kodu ile şifresiyle yapılır. Duyuruya göre fatura, sizin onayınızla Başkanlığın kendi mali mührü uygulanarak tamamlanır; telefonunuza gelen SMS kodu bu onayın kendisidir.

Portalın iki ayrı giriş kapısı olduğunu bilin

GİB'in Ocak 2025 tarihli iptal ve itiraz kılavuzu iki kullanıcı grubunu birbirinden ayırır. e-Arşiv uygulamasına kayıtlı mükellefler GİB Portal'a mali mühür ya da e-imzayla girer; kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayanlar ise Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle e-Arşiv (interaktif) Portal'ı kullanır. Bu entegrasyon ikinci kapıdan çalışır. Mali mühürle e-Arşiv'e zaten kayıtlıysanız bu bağlantı size göre değildir; panelde bir özel entegratör ya da e-Fatura programı seçmeniz gerekir.

Bu yola uygun satıcı profili

• e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına kayıtlı değilsiniz; faturalarınızı bugüne kadar kâğıt üzerinde ya da portala tek tek girerek kestiniz.
• Siparişlerinizin çoğu bireysel alıcıya gidiyor. Alıcı e-Fatura mükellefi bir şirket olsa bile siz kayıtlı olmadığınız için düzenlenen belge e-Arşiv faturadır.
• Gün içinde bir ya da iki kez telefonunuza gelen kodla imza atmayı işin rutinine bağlayabiliyorsunuz.
• Brüt satış hasılatınız e-Fatura geçiş sınırının altında; sınırları bir sonraki bölümde tabloyla gösteriyoruz.

2026'da e-Arşiv zorunluluğu: hangi satıcı faturasını nereden keser?

Ekim 2026 itibarıyla e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflerin hangi faturayı e-Arşiv olarak düzenleyeceği, 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği'nin IV.2.4.3 bölümünde yazılıdır. Bölüm önce 573 Sıra No'lu Tebliğ'le (Resmî Gazete, 12.11.2024) değişti; ardından 589 Sıra No'lu Tebliğ'le (Resmî Gazete, 31.12.2025, 5. mükerrer) basit usul ve işletme hesabı esasındaki mükellefler için bir yıl ertelendi. Diğer mükellefler için takvim değişmedi.

Tebliğe göre bu faturalar Başkanlığın e-Belge düzenleme portalından ya da portala entegrasyonu olan ve Başkanlıktan izin almış özel entegratörler üzerinden düzenlenir; portal tek yol değildir ama ücretsiz olandır. e-Arşiv gereken yerde kâğıt fatura kesilirse, nihai tüketici dışındaki vergi mükellefi alıcılar için her belgeye ayrı ayrı VUK 353. maddedeki ceza uygulanır.

Pazaryeri satıcısı için asıl eşik: 500 Bin TL brüt satış hasılatı

Portal yolu, e-Fatura uygulamasına geçmeniz gerekene kadar geçerlidir. 535 Sıra No'lu Tebliğ'le değişen IV.1.4 bölümüne göre genel sınır 2022 ve sonraki hesap dönemleri için 3 Milyon TL brüt satış hasılatıdır. Kendi sitesinde ya da aracı hizmet sağlayıcısına, yani pazaryerine ait sitede satış yapan mükellefler için sınır 500 Bin TL'ye iner ve bu mükellefler izleyen yılın yedinci ayının başına kadar e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına geçer. Örneğin 2025 hasılatı bu sınırı aşan bir pazaryeri satıcısı için tarih 1 Temmuz 2026'ydı. Hesaplamayı mali müşavirinizle yapın; sınırı geçtiyseniz portal yerine bir entegratör gerekir.

Portal hakkında yaygın bilgiler ve GİB belgelerinde yazanlar

Portalı anlatan sayfaların bir kısmı, GİB'in kendi dokümanlarıyla çelişen bilgiler içeriyor; bu yüzden karar vermeden önce resmî metne bakmak gerekir. Aşağıdaki tabloda sol sütun sık duyulan ifadeyi, orta sütun GİB belgesinde yazanı, sağ sütun belgenin adını gösteriyor.

Saklama konusunda iki belgeyi birlikte okumak gerekir. 2019 duyurusu, muhafaza ve ibraz yükümlülüğünün mükellefte kaldığını ve faturanın portaldan indirilerek ya da kâğıt çıktısı alınarak saklanması gerektiğini de yazar. GİB'deki kopya erişilebilir kalsa bile inceleme sırasında belgeyi ibraz edecek olan sizsiniz; kendi arşivinizi tutmak bu yüzden ihmal edilmemeli.

GİB e-Arşiv Portal entegrasyonu ile siparişten imzalı faturaya akış

Panel, portalın iki aşamalı düzenini değiştirmez: önce taslak, sonra imza. GİB kılavuzu da taslak faturaların alıcıya teslim edilmeden önce GİB İmza ile imzalanması gerektiğini söyler; imzasız taslak hukuken fatura değildir. Akış şu sırayla ilerler:

1. Trendyol, Hepsiburada ya da sitenizden gelen sipariş Yox İş Ortağım'ın sipariş listesine düşer.
2. Sipariş, kurulumda belirlediğiniz faturalanacak aşamaya geldiğinde GİB e-Arşiv Portal'da bu sipariş için bir e-Arşiv taslağı oluşur.
3. Taslaklar Muhasebe bölümündeki İmza bekleyenler kutusunda birikir; imzadan önce alıcıyı ve tutarları burada gözden geçirirsiniz.
4. Kod istediğinizde GİB, kayıtlı cep telefonunuza 6 haneli bir kod gönderir; kodu girdiğinizde bekleyen taslaklar toplu olarak imzalanır.
5. İmzalanan faturanın bağlantısı panele gelir ve kanal destekliyorsa siparişin geldiği pazaryerine iletilir.

Taslak hangi sipariş aşamasında oluşmalı?

Taslağı siparişin düştüğü anda açmak, sonradan iptal edilen siparişlerde gereksiz taslak birikmesine yol açar; kargoya teslim anına bırakmak ise imzayı son dakikaya sıkıştırır. Pratikte dengeli nokta çoğu zaman siparişin hazırlanmaya alındığı aşamadır. Kanalın sipariş ve fatura beklentilerini Trendyol entegrasyonu ile Hepsiburada entegrasyonu sayfalarında ayrıca ele alıyoruz.

SMS imzasını günlük takvime bağlamak

SMS imzası her gün sizin elinizden geçen bir adımdır ve panel bu adımı sizin yerinize atamaz. Kargo çıkış saatinden önce sabit imza zamanları belirleyin; örneğin öğle ve akşam sevkiyatından önce birer tur. Kodun geldiği telefon kimdeyse imza yetkisi fiilen ondadır; bu kişiyi ekip içinde baştan netleştirin.

Bağlantı bilgileri ve faturanın doğru çıkması için gereken alanlar

Bağlantı için panelde yalnız iki bilgi istenir: GİB kullanıcı kodu ve e-Arşiv Portal şifresi. Bilgileri girdiğinizde, kullanıcı kodu ve şifrenizin şifreli saklanmasına ve yalnız fatura işlemleri için kullanılmasına onay vermiş olursunuz. Ardından bağlantıyı test eder, taslağın hangi aşamada oluşacağını seçersiniz.

Kullanıcı kodu, şifre ve kayıtlı telefon

• Kullanıcı kodu ve şifresi olan mükellefin yeni bir başvuru yapmasına gerek yoktur; olmayanlar GİB kılavuzuna göre vergi dairesinin internet hizmetlerinde kayıt oluşturarak bu bilgileri alır.
• SMS kodu, portaldaki Kullanıcı Bilgileri ekranında kayıtlı numaraya gelir. Kılavuz bu ekranın ilk girişte kontrol edilmesini önerir; bilgiler aynı ekrandan güncellenir.
• Portal şifrenizi değiştirdiğinizde yenisini panele de girin; eski şifreyle bağlantı testi başarısız olur.

Alıcı ve ürün satırı kuralları

• VKN/TCKN alanı zorunludur. Vergi numarası girildiğinde unvan, TC kimlik numarası girildiğinde ad ve soyad tam yazılmalıdır; nihai tüketicide alan 11111111111 olarak geçilir.
• Faturada en az bir satır bulunmalıdır; KDV dışındaki vergiler satıra Vergi Ekle seçeneğiyle eklenir.
• Portalda fatura tipi Satış, İade, Tevkifat, İstisna, Özel Matrah ve İhraç Kayıtlı arasından seçilir; kod alanı açılmadığı için zorunlu açıklamalar faturanın not alanına yazılır.
• Ürün kartlarınızdaki KDV oranlarını kurulumdan önce kontrol edin; KDV dahil ve hariç tutarları KDV hesaplama aracı ile sınayabilirsiniz.

İmzalanmış e-Arşiv faturada iptal ve itiraz süreleri

İmzadan önce taslak düzenlenebilir; imzadan sonra belge değişmez, yalnız iptal ya da yeni belge yoluna gidilir. 509 Sıra No'lu Tebliğ'in V.10 bölümüyle 1 Mayıs 2021'den beri uygulanan düzende iptal talebi, belgenin alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde GİB sistemine bildirilir. Yox İş Ortağım'da iptal edilen ya da iadesi gelen siparişin faturası için iptal panelden başlatılır; hangi belgenin iptal edilebileceğini GİB e-Arşiv Portal ve mevzuat kuralları belirler.

Kılavuz, karşı tarafın iptal talebini onaylama zorunluluğu bulunmadığını da belirtir ve alıcı tarafındaki adımları, VKN ya da TCKN bilgisi belgede yer alan vergi mükellefi alıcılar için tarif eder. Bu yüzden iptal talebi açtığınız faturanın durumunu Düzenlenen Belgeler ekranındaki İptal/İtiraz Durumu sütunundan izleyin ve pazaryerindeki sipariş durumunu buna göre kapatın. Portalda İade fatura tipi de bulunur; iadenin iptalle mi yoksa ayrı bir belgeyle mi kayda alınacağını mali müşavirinizle belirleyin.

Portalı elle kullanmak ile Yox İş Ortağım bağlantısı arasındaki fark

İki yolda da fatura aynı GİB portalında ve aynı SMS imzasıyla doğar; fark, sipariş bilgisinin portala nasıl taşındığında ve imzadan sonra faturanın nereye gittiğindedir. Aşağıdaki tablo yalnız panelin bu bağlantıda yaptığı işleri gösterir.

Bağlantının bir sınırını da açık yazalım: GİB bu portal için resmî bir entegrasyon arayüzü (API) yayımlamaz; panel, portalın web ekranlarının kullandığı yolla çalışır. GİB portalda değişiklik yaptığında bağlantıda geçici kesinti olabilir. Sipariş hacmi büyüyen ya da bu riski taşımak istemeyen satıcı için özel entegratör bağlantıları daha uygun olur; panelde tanımlı 51 muhasebe, e-Fatura ve ERP programını entegrasyon ana sayfamızda görebilirsiniz.

GİB e-Arşiv Portal entegrasyonu hangi pakette, toplam maliyet nedir?

Portalın kendisi ücretsizdir; bu yolda ödediğiniz tek bedel Yox İş Ortağım paketidir. Muhasebe ve e-Fatura bağlantıları Profesyonel paketle başlar ve GİB e-Arşiv Portal bu bağlantılardan biri olarak sayılır. Fiyatlar aylıktır; yıllık ödemede %20 indirim uygulanır. Profesyonel pakette 5 satış kanalı 28 kanal arasından seçilir, ürün sınırı 10.000'dir ve gelişmiş raporlarla ürün ve kanal bazında kâr ile kesintiler görünür hale gelir.

Portal bağlantısının yanında bir ön muhasebe programını da bağlamak isterseniz iki program sayılacağı için Kurumsal paket gerekir. Paketlerin bütün limitlerini paket karşılaştırmasında bulabilirsiniz. 3 günlük ücretsiz denemeyle başlamak için Yox İş Ortağım'a başvurun; başvurudan sonra kısa bir ön görüşme yapıyor, isterseniz kurulumu birlikte tamamlıyoruz.

Kurulum kontrol listesi ve portal faturasında sık yapılan hatalar

Aşağıdaki liste, GİB kılavuzlarındaki zorunlu alanlardan ve iptal kurallarından derlendi.

Kurulumdan önce

• e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmadığınızı ve hasılatınızın e-Fatura sınırının altında kaldığını mali müşavirinizle teyit edin.
• Kullanıcı kodu ve şifrenizle portala bir kez elle girip Kullanıcı Bilgileri ekranındaki telefon numarasını kontrol edin.
• Ürün kartlarında KDV oranlarını ve faturada görünecek ürün adlarını gözden geçirin.
• İmza saatlerini ve kodun geleceği telefonu kimin taşıyacağını belirleyin.

Sık yapılan hatalar

• Taslağı fatura sanmak: İmzalanmayan taslak alıcıya ve pazaryerine ulaşmaz; günü imzasız taslakla kapatmayın.
• Kurumsal alıcıda 11111111111 kullanmak: Bu değer yalnız nihai tüketici içindir; vergi numarası olan alıcıda unvan ve VKN tam girilmelidir.
• İptal için 8 günü kaçırmak: Süre belgenin alıcıya iletilmesiyle başlar; iptal ve iade siparişlerini aynı gün işleyin.
• Kendi arşivini tutmamak: GİB'deki kopya erişilebilir olsa da ibraz yükümlülüğü sizdedir; imzalı faturaları dönem sonlarında indirin.
• Sınırı geçtikten sonra portalda kalmak: e-Fatura uygulamasına geçtiğinizde bu bağlantıyı bırakıp Nilvera gibi bir e-Fatura sağlayıcısını ya da Paraşüt gibi e-Fatura kesebilen bir programı bağlamanız gerekir.

Kurulum sırasında takıldığınız bir adım olursa bize yazın; bağlantıyı ve ilk faturayı birlikte kontrol ederiz.