IFS entegrasyonu:
siparişler muhasebeye kendiliğinden akar.

IFS entegrasyonu nedir, Yox İş Ortağım IFS Cloud ile hangi işleri yapar?

Yox İş Ortağım'ın IFS bağlantısı iki iş yapar: siparişi IFS'e aktarır, stoğu IFS'ten çeker. Bunların dışında kalan kayıtlar, yani müşteri (cari) kartı, ürün kartı ve satış faturası, IFS tarafında sizin süreçlerinizle yönetilmeye devam eder. Bu ayrımı baştan net koymak, kurulumda BT ekibinizle yapacağınız konuşmayı kısaltır.

Siparişle IFS'e giden bilgiler

Aktarımda pazaryerinin sipariş numarası IFS'teki müşteri sipariş referansına yazılır; böylece IFS'te açılan kaydı Trendyol ya da Hepsiburada'daki siparişle birebir eşleyebilirsiniz. Alıcının vergi ya da TC kimlik numarası müşteri numarası olarak kullanılır, numara yoksa IFS'te tanımladığınız genel bir web müşterisi devreye girer. Sipariş satırlarının (stok kodu, adet, birim fiyat, KDV oranı) ortamınızdaki projeksiyona hangi alanlarla yazılacağını pilot kurulumda sizinle birlikte doğruluyoruz.

Stok çekmede hangi miktar okunur?

Panel, IFS'teki envanter parçalarının eldeki miktarını (quantity on hand) okur ve parça numarasını kendi stok koduyla eşleştirir. IFS'te aynı parça birden fazla saha, depo ya da lokasyonda tutulabildiği için hangi miktarın pazaryerine açılacağını kurulumda birlikte belirleriz. Eşleşen her ürünün stoğu tek stok kartından bütün kanallara dağıtılır.

IFS Cloud nasıl bir ERP, pazaryeri satışı yapan IFS kullanıcıları neye dikkat etmeli?

IFS, 1983'te İsveç'in Linköping kentinde Industrial and Financial Systems adıyla kurulan kurumsal yazılım şirketidir; bugünkü ana ürünü IFS Cloud, ERP, kurumsal varlık yönetimi (EAM), tedarik zinciri ve saha servis yönetimini tek platformda toplar. IFS, odağını üretim, dağıtım, varlık ve saha servis operasyonu yürüten şirketler olarak tanımlar; bu şirketlerde ERP'yi genellikle kurum içi BT ekibi ya da bir IFS iş ortağı yönetir.

Bu profildeki bir şirket pazaryerinde satışa başladığında sorun genellikle aynıdır: doğru stok IFS'te, sipariş ise pazaryerinin satıcı panelinde durur. Aradaki boşluk ya elle veri girişiyle ya da her kanal için ayrı geliştirmeyle kapatılır. IFS bağlantısı tam bu noktada işe yarar:

• Ürettiği ya da stokladığı ürünü birden fazla pazaryerinde satan, stok kaynağını IFS'te tutmak isteyen üreticiler
• Bayi satışını IFS'te yürütüp perakende kanala yeni açılan dağıtıcılar
• Günün sonunda pazaryeri siparişlerini IFS'e tek tek giren satış operasyon ekipleri
• Kanal sayısı arttıkça stok farkı yüzünden iptal ve ceza riskiyle karşılaşan işletmeler

Yılda iki ana sürüm: entegrasyon açısından anlamı

IFS, IFS Cloud'da yeni işlevleri yılda iki ana sürümle (24R2, 25R1 gibi adlarla) yayımlıyor, aradaki aylarda ise yalnız düzeltme içeren servis güncellemeleri çıkarıyor. Sürüm yükseltmesi sonrası bir projeksiyonun alanları değişebileceği için güncelleme takviminizi bize önceden bildirmeniz, aktarımın kesintisiz sürmesi açısından önemlidir.

IFS Cloud API yapısı: projeksiyonlar, OData servisleri ve API Explorer

IFS Cloud'da dış sistemlerin kullandığı arayüzler projeksiyon adı verilen OData servisleridir. IFS'in 25R1 teknik dokümanına göre API Explorer sayfası sistemdeki bütün API'lerin (projeksiyonların) ve OData servislerinin genel görünümünü verir, her servisin varlık kümelerini (entity set) listeler. Panel, sipariş için müşteri siparişi servisini, stok için envanter parçası servisini kullanır.

IFS'in API türleri

Aynı doküman IFS Cloud'daki API'leri üç türde anlatır: Standard API'ler, Premium API'ler ve Entity Service API'ler. Dokümana göre:

• Standard API'ler atomik yapıdadır; yapılandırılmış bir mesajın birden fazla çağrıya bölünmesi gerekir.
• Premium API'ler, kullanımlarını anlatan kapsamlı belgelerle gelir.
• API'ler entegrasyonun yanı sıra genişletme ve raporlama gibi işler için de kullanılabilir.
• API Explorer'da OpenAPI v2, OpenAPI v3, OData tanımları ve IFS REST API belgeleri bulunur.

API Explorer ile doğru varlık kümesini bulmak

IFS'in iş süreci otomasyonu dokümanı, API Explorer'daki API Doc bağlantısının her varlık kümesi için kullanılabilen çağrıları gösterdiğini ve her çağrının gerektirdiği alanları belirlemeye yaradığını anlatır. IFS kurulumları sürüme, açık modüllere ve şirkete özel uyarlamalara göre farklılaştığı için projeksiyon adlarının ve zorunlu alanların sizin ortamınızda doğrulanması gerekir. BT ekibinizin API Explorer'a erişimi olması, bu kontrolü kurulum gününde dakikalar içinde yapmamızı sağlar.

IFS entegrasyonu için kimlik doğrulama: IAM istemcisi ve ROPC akışı

IFS Cloud API'leri kimliği doğrulanmamış isteğe yanıt vermez; panel her çağrıda IFS IAM'in ürettiği bir Bearer belirteci taşır. IFS'in teknik dokümanı dış entegrasyonların kimlik doğrulaması için birden fazla akış tanımlar; Yox İş Ortağım bunlardan Resource Owner Password Credentials (ROPC) akışını kullanır.

Direct Access Grants seçeneği neden açık olmalı?

IFS'in IAM istemcileri dokümanına göre Direct Access Grants seçeneği, istemcinin kullanıcının adı ve şifresiyle doğrudan erişim belirteci almasına izin verir; OAuth2 dilinde bu, istemci için ROPC yetkisinin açılmasıdır. Bu seçenek kapalıysa panelde bağlantı testi kimlik hatasıyla sonuçlanır. Ayrıca istemcinin gizli (confidential) istemci olması, yani Client Secret'ı bulunması gerekir.

Belirteç adresi ve süresi

ROPC isteği, IFS dokümanındaki biçimiyle ortamınızın /auth/realms/<ad alanı>/protocol/openid-connect/token adresine gönderilir; ad alanı (namespace) ortamdan ortama değişebildiği için kurulumda birlikte kontrol ederiz. Dokümandaki örnekte belirtecin ömrü 180 saniyedir; panel süresi dolan belirteci kayıtlı bilgilerle yeniden alır, sizin bir şey yapmanız gerekmez.

IFS yöneticinizden hangi bilgileri istemelisiniz?

Panel IFS için beş bilgi ister. Aşağıdaki tablo her alanın IFS tarafındaki karşılığını gösterir; bu listeyi olduğu gibi BT ekibinize ya da IFS iş ortağınıza iletebilirsiniz.

1. IAM istemcisi açın: IFS yöneticiniz Solution Manager altındaki Identity and Access Manager bölümünde Yox İş Ortağım'a özel yeni bir IAM istemcisi tanımlar.
2. Direct Access Grants seçeneğini açın ve istemcinin Client ID ile Client Secret değerlerini not edin.
3. Entegrasyon kullanıcısı tanımlayın: Gerçek bir çalışanın hesabı yerine yalnız bu iş için bir kullanıcı açılır.
4. İzinleri sınırlayın: Kullanıcıya müşteri siparişi ve envanter projeksiyonlarına erişecek kadar izin seti verilir.
5. Şirket, saha ve depo kararını yazın: Siparişin hangi IFS şirketine ve sahasına düşeceği, stoğun hangi depodan okunacağı netleştirilir.
6. Panele girip test edin: Bilgileri panelin Muhasebe bölümüne girip bağlantıyı test edin; isterseniz bu adımı birlikte yaparız.

Entegrasyon kullanıcısının şifre politikası

IFS IAM'deki şifre politikası entegrasyon kullanıcısının şifresini belirli aralıklarla geçersiz kılıyorsa aktarım bir gün kimlik hatasıyla durur; siparişler panelde bekler, kaybolmaz. Yeni şifreyi panele girdiğinizde aktarım kaldığı yerden sürer. Bu kullanıcının şifre süresini ve hatalı deneme kilidini IFS yöneticinizle baştan konuşun.

IFS Cloud'un Türkiye çözümü: e-Fatura nerede kesilmeli?

IFS Cloud'da Türkiye'ye özgü işlevleri kullanmak için şirket kaydının Localization alanında Turkey değerinin seçilmesi gerekir; IFS'in 25R1 ülke çözümü belgesi, şirkette ilk hareket oluştuktan sonra bu alanın artık değiştirilemeyeceğini belirtir. Hangi Türkiye işlevlerinin kullanılacağı Localization Control Center'dan seçilir; bazı işlevler zorunludur, kapatılamaz.

Belgede anlatılan e-Fatura akışında IFS Cloud dışarıyla doğrudan konuşmaz: IFS Turkey'in portalı cari ve fatura verisini IFS Cloud'dan okur, GİB'e iletilmek üzere özel entegratöre gönderir, entegratörden gelen yanıtı da kendisi karşılar. Portal ile IFS Cloud arasındaki bağlantı IFS Connect ile sağlanır.

Faturayı IFS mi kesecek, panel mi?

Panelden fatura kesmeyi seçerseniz Nilvera entegrasyonu gibi bir e-Fatura bağlantısını IFS'in yanına eklersiniz; bu durumda aynı siparişi IFS'te ikinci kez faturalamamak için ekibinize net bir kural koyun. Yükümlülük tarafında hatırlatma: 22 Ocak 2022 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 535 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği, internet üzerinden satış yapanlar için e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş sınırını 2022'den itibaren yıllık 500 bin TL brüt hasılat olarak belirledi; geçiş, sınırın aşıldığı yılı izleyen yedinci ayın başına kadar yapılır. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle netleştirin. Fatura tutarlarını kontrol ederken KDV hesaplama aracı işinizi kolaylaştırır.

Elle sipariş girişi ile Yox İş Ortağım üzerinden IFS aktarımı arasındaki fark

Pazaryeri siparişlerini IFS'e elle girmek, sipariş sayısı düşükken yönetilebilir görünür; asıl maliyet stok farkı ve gecikmiş kayıt olarak ortaya çıkar. Aşağıdaki karşılaştırma yalnız panelde bugün bulunan özellikleri kapsar.

Pazaryeri tarafı nasıl bağlanır?

IFS bağlantısı, panelin satış kanalı bağlantılarıyla birlikte çalışır. Örneğin Trendyol entegrasyonu ve Hepsiburada entegrasyonu resmî API anahtarıyla kurulur, mağaza şifreniz istenmez. Mevcut ilanlarınız barkod ve stok koduyla eşleşir ve siz onaylamadan hiçbir ilan değişmez. Panelde tanımlı 80 satış kanalının (48'i kullanıma hazır), 57 kargo ve lojistik firmasının ve 51 muhasebe, e-Fatura ve ERP programının tamamını entegrasyon sayfamızda görebilirsiniz.

IFS bağlantısı hangi Yox İş Ortağım paketinde kullanılır?

Muhasebe, e-Fatura ve ERP bağlantıları Başlangıç ve Büyüme paketlerinde yoktur; IFS bu bağlantılardan biri olarak sayılır. Fiyatlar aylıktır, yıllık ödemede %20 indirim uygulanır.

• Fatura IFS'te kesilecekse: IFS tek program olarak bağlanır, Profesyonel paket yeterlidir.
• Fatura panelden kesilecekse: IFS ile bir e-Fatura sağlayıcısı birlikte bağlanır, Kurumsal paket gerekir.
• Birden fazla şirketle çalışıyorsanız: Çoklu şirket ve özel SLA Enterprise pakettedir.
• Depo yönetimi (WMS, 5 depo) ve B2B bayi portalı Kurumsal pakette bulunur.

Paketlerin bütün satırlarını paket karşılaştırmasında görebilirsiniz. Her pakette 3 gün ücretsiz deneme vardır; IFS gibi pilot bir bağlantıda deneme süresini en verimli kullanmak için önce kısa bir ön görüşme yapmanızı öneririz.

Karar rehberi: IFS entegrasyonu öncesi kontrol listesi ve sık hatalar

IFS entegrasyonunda kurulumu uzatan şey teknik değil, cevaplanmamış iş kararlarıdır. Aşağıdaki sorulara yanıtınız hazırsa kurulum günü yalnız bağlantı testine ve ilk aktarımın kontrolüne kalır.

Başlamadan önce yanıtlanacak sorular

• Yox İş Ortağım'a özel IAM istemcisi tanımlandı, Direct Access Grants işaretlendi ve Client Secret size iletildi mi?
• Bağlantıda kullanılacak IFS hesabı kişiye değil işe ait mi, izinleri sipariş ve envanterle sınırlı mı?
• Paneldeki stok kodu ile IFS'teki parça numarası birebir tutuyor mu; tutmayan ürünlerin listesi çıkarıldı mı?
• Bireysel alıcıların siparişleri IFS'te hangi genel müşteri numarasına bağlanacak?
• Siparişler hangi aşamada (onaylandı, faturalandı) IFS'e gidecek?
• Fatura IFS Turkey çözümüyle mi, panele bağlı bir e-Fatura sağlayıcısıyla mı kesilecek?

Sık yapılan hatalar ve önlemleri

• Kişisel kullanıcı hesabı kullanmak: Hesabın sahibi işten ayrılırsa ya da yeni şifre belirlerse bağlantı kopar; işe ait ayrı bir kullanıcı açın.
• Test adresini canlıda unutmak: Test ortamıyla başladıysanız canlıya geçişte IFS Cloud URL'sini güncelleyin.
• Eşleştirmeden stok çekmek: Parça numarasıyla eşleşmeyen ürünün stoğu güncellenmez; önce eşleştirmeyi tamamlayın.
• Çift faturalama: Aynı siparişi hem IFS'te hem panelde faturalamak iptal ve düzeltme işi doğurur.
• Sürüm yükseltmesini haber vermemek: Yeni IFS sürümünden sonra ilk siparişleri birlikte kontrol edelim.

Bu listede takıldığınız bir nokta varsa bizimle iletişime geçin; IFS ortamınızı birlikte değerlendirip neyin yapılabileceğini baştan açıkça söyleriz. Hazırsanız Yox İş Ortağım'a başvurun, ön görüşmede IFS kurulumunu planlayalım.