Kolaysoft entegrasyonu:
siparişin faturası kendiliğinden kesilir.

Kolaysoft entegrasyonu nedir, Yox İş Ortağım'da hangi işi kim yapar?

Kolaysoft entegrasyonu, Yox İş Ortağım panelindeki siparişlerin faturasını Kolaysoft'un web servisi üzerinden kesen bir bağlantıdır: belgeyi GİB kurallarına göre Kolaysoft düzenler ve iletir, panel ise siparişi hazırlayıp sonucu takip eder. Bu iş bölümünü baştan doğru kurmak, kurulumda kimden hangi bilgiyi isteyeceğinizi de belirler.

Kolaysoft Teknoloji A.Ş. hakkında doğrulanmış bilgiler

Şirketin kendi sitesine göre Kolaysoft Teknoloji 2016 yılında e-dönüşüm alanında kuruldu; merkezi Ankara Bilkent'teki Cyberpark yerleşkesindedir. Kolaysoft'un e-Dönüşüm sayfasında e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Defter, e-SMM, e-Müstahsil, e-Dekont ve e-Adisyon hizmetleri sayılır. Aynı sayfa, tek hesap altında birden fazla şirketin e-belge süreçlerinin yönetilebildiğini ve ERP ile muhasebe sistemleri için API tabanlı bağlantı sunulduğunu belirtir. Bu sayfada yalnız e-Fatura ve e-Arşiv tarafını ele alıyoruz.

Panelin, Kolaysoft'un ve sizin göreviniz

• Kolaysoft'un görevi: Belgeyi UBL-TR biçiminde oluşturmak, mali mühürle onaylamak, zaman damgası kullanmak, alıcıya ve GİB'e iletmek, saklamak.
• Yox İş Ortağım'ın görevi: Pazaryeri ve site siparişlerini tek listede toplamak, faturayı Kolaysoft üzerinden başlatmak, PDF'i ve belge durumunu siparişe bağlamak.
• Sizin göreviniz: Kolaysoft sözleşmesi, e-Fatura ve e-Arşiv kaydı, fatura kuralı ve ilk faturaların kontrolü.

Kolaysoft hangi e-belgelerde GİB'den izinli özel entegratördür?

Ekim 2026 itibarıyla Kolaysoft Teknoloji A.Ş., GİB'in eBelge sitesinde yayımlanan e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM özel entegratör listelerinin dördünde de yer alır. Listelerde şirket Ankara adresi ve iletişim bilgileriyle kayıtlıdır.

Özel entegratörün ne yaptığını 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği tarif eder: izinli kuruluş e-belgeyi ve e-belge raporunu oluşturur, mali mühürle onaylar, zaman damgası kullanır, belgeyi alıcıya ve raporu Başkanlığa elektronik ortamda iletir. Aynı bölüme göre entegratör, müşterisinin ticari sır niteliğindeki bilgilerini e-belge işlemleri dışında kullanamaz ve işleme taraf olanların yazılı izni olmadan Başkanlık dışındaki üçüncü kişilerle paylaşamaz.

e-Belge düzenlemenin üç yolu: GİB Portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon

509 Sıra No'lu Tebliğ, e-belge uygulamalarından üç yöntemle yararlanılabileceğini söyler: GİB'in e-Belge portalleri, Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin sistemleri ve mükellefin kendi bilgi işlem sistemini GİB'e doğrudan bağlaması. Kolaysoft ikinci yoldur; pazaryeri satıcısı için yöntemler arasındaki fark en çok sipariş sayısı arttığında hissedilir.

GİB e-Arşiv Portal mı, Kolaysoft mu: karar soruları

Ayda birkaç fatura kesen bir satıcı için GİB'in portali yetebilir; Yox İş Ortağım'da bu yol için ayrı bir GİB e-Arşiv Portal bağlantısı da vardır. Birden fazla pazaryerinde satış yapan, alıcıları arasında e-Fatura mükellefi şirketler bulunan ve belge saklamayı tek elde toplamak isteyen satıcılar ise çoğunlukla özel entegratörle çalışır. Seçim yaparken şu sorulara cevap verin:

• Alıcılarınız arasında e-Fatura'ya kayıtlı şirketler var mı, bunların oranı artıyor mu?
• e-İrsaliye ya da e-Defter gibi diğer e-belgeleri de aynı sağlayıcıda toplamak istiyor musunuz?

Kolaysoft entegrasyonu için neler hazırlanmalı?

Kolaysoft entegrasyonu için üç şey gerekir: Kolaysoft ile yapılmış ve e-Fatura/e-Arşiv aktivasyonu tamamlanmış bir hesap, bu hesaba ait entegrasyon kullanıcı bilgileri ve Yox İş Ortağım'da Profesyonel ya da üzeri bir paket. 509 Sıra No'lu Tebliğ'e göre e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olabilmek için önce e-Fatura uygulamasına dahil olmak gerekir; aktivasyon sırasını Kolaysoft ile birlikte planlayın.

Kolaysoft'tan bilgi isterken netleştirilecek konular

Entegrasyon kullanıcısının Kolaysoft ekranlarında hangi menüden üretildiği herkese açık bir dokümanda yayımlanmadığı için menü yolu vermiyoruz. En güvenli yol, bilgileri Kolaysoft'un satış ya da destek ekibinden yazılı olarak istemektir. Talebinizde şunları açıkça sorun:

• Pazaryeri siparişlerini harici bir sipariş yazılımı üzerinden faturalayacağınızı ve web servis erişimine ihtiyacınız olduğunu
• Web servis kullanıcısının e-Fatura ve e-Arşiv için aynı olup olmadığını
• Entegrasyondan gelecek belgeler için ayrı bir fatura serisi tanımlanıp tanımlanamayacağını
• Belge başına ücretlendirmenin (kontör ya da paket) sözleşmenizde nasıl işlediğini

Siparişten Kolaysoft faturasına: adım adım akış

Panelde fatura, siparişin yaşam döngüsünün bir aşamasıdır. Siparişler Yeni, Hazırlanıyor, Faturalandı, Kargolandı ve Teslim durumlarından geçer; belge, sizin kuralda seçtiğiniz aşamada Kolaysoft'a gider. Akış şöyle ilerler:

1. Trendyol, Hepsiburada ya da sitenizden gelen sipariş, kanalın resmî API'si üzerinden panele düşer; mağaza şifreniz paylaşılmaz.
2. Sipariş, fatura kuralınızda belirlediğiniz aşamaya geldiğinde fatura işlemi başlar.
3. Alıcının durumuna göre belge türü seçilir: e-Fatura mükellefi şirkete e-Fatura, diğer alıcılara e-Arşiv.
4. Ürün satırları, adetler, KDV oranları ve tutarlar faturaya taşınır; belge Kolaysoft üzerinden düzenlenir.
5. Belgenin Kolaysoft tarafındaki durumu sorgulanır ve siparişin yanında görünür; faturanın PDF'i panele gelir.
6. Kanal destekliyorsa PDF, siparişin geldiği pazaryerine yüklenir; kargo etiketi ve takip numarası süreci devam eder.

Fatura hangi aşamada kesilmeli?

Onay anında kesilen fatura, alıcı vazgeçerse iptal gerektirir. Kargoya yakın bir aşamada kesmek iptal sayısını azaltır; üstelik internet satışlarında e-Arşiv faturada gönderiyi taşıyanın bilgisi ve gönderim tarihi zorunlu alanlar arasındadır ve bu bilgiler kargo aşamasında kesinleşir. Seçiminizi mali müşavirinizle birlikte yapın.

Hangi siparişe e-Fatura, hangisine e-Arşiv: 2026 kuralları

Belge türünü entegratör değil alıcının durumu belirler: satıcı ve alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa aralarındaki faturaların tamamı e-Fatura olmak zorundadır; kayıtlı olmayan alıcıya e-Arşiv Fatura düzenlenir. Kolaysoft bağlantısında bu ayrım fatura kuralına bağlanır, böylece her sipariş için ayrıca karar vermezsiniz.

e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş eşikleri

• Genel eşik: 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 3 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır (509 Sıra No'lu Tebliğ, IV.1.4).
• E-ticaret eşiği: Kendi sitesinde ya da pazaryerlerinde satış yapanlardan 2022 ve sonraki dönemlerde brüt satış hasılatı 500 Bin TL ve üzeri olanlar, ilgili dönemi izleyen yedinci ayın başına kadar e-Fatura ve e-Arşiv'e geçer.
• Tutar şartının kalkması: 573 Sıra No'lu Tebliğ'le e-Arşiv'e dahil olmayanların faturaları 1 Ocak 2026'dan itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenir; 589 Sıra No'lu Tebliğ bu tarihi basit usul ve işletme hesabı esasındaki mükellefler için 1 Ocak 2027'ye taşıdı, bu gruba 2026 sonuna kadar 3 Bin TL eşiği uygulanır.

İnternet satışı faturasında zorunlu bilgiler

509 Sıra No'lu Tebliğ'e göre internet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv faturada satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli ve tarihi, gönderiyi taşıyanın adı ya da unvanı ile VKN/TCKN'si ve gönderim tarihi bulunmalı, “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi yer almalıdır. Faturada bir iade bölümü de olur; alıcı malı geri gönderirken bu bölümü doldurup imzalar ve belge satıcı açısından gider pusulası yerine geçer. Satırlardaki vergi tutarlarını kontrol etmek için KDV hesaplama aracından yararlanabilirsiniz.

Kolaysoft faturası pazaryerine nasıl ulaşır: PDF, fatura linki ve durum takibi

Kolaysoft üzerinden kesilen faturanın PDF'i panele gelir ve kanal destekliyorsa siparişin geldiği pazaryerine yüklenir; fatura yüklemeyi desteklemeyen kanalda belgeyi alıcıya kanalın kendi yöntemiyle iletmeniz gerekir. Fatura kabul kuralları kanaldan kanala değişir.

Trendyol örneği: fatura linki servisinin kuralları

Trendyol'un geliştirici dokümanındaki fatura linki servisi, satıcının kendi sisteminde oluşturduğu e-Arşiv ya da e-Fatura bağlantısını ilgili pakete iletmek için kullanılır. Dokümanda öne çıkan kurallar şunlardır:

• Gönderilen fatura linkleri yasal zorunluluk gereği 10 yıl boyunca erişilebilir kalmalıdır.
• Aynı paket için daha önce fatura beslenmişse ya da aynı link başka bir pakete gönderilmişse servis çakışma hatası (HTTP 409) döndürür.
• Yurt dışı aracılığı modelinde e-Arşiv gönderilemez, e-Fatura kesilmesi gerekir.

Trendyol'a özgü diğer kuralları Trendyol entegrasyonu sayfamızda anlattık.

Durum sorgusu: gönderildi, kabul ve red ne anlatır?

Faturanın Kolaysoft tarafındaki durumu sorgulanır ve siparişin yanında görünür. Gönderildi bilgisi belgenin entegratörden çıktığını gösterir; e-Fatura'da alıcı şirketin verdiği kabul ya da red yanıtı da bu alana yansır. Red alan bir faturayı fark etmeden kargoya devam etmek, ay sonunda mutabakat sorununa dönüşür.

Kolaysoft faturasında iptal, itiraz ve iade: süreler ve sıra

İptal edilen ya da iade gelen siparişin faturası için iptal panelden başlatılır; hangi belgenin iptal edilebileceğini Kolaysoft'un kuralları ve mevzuat belirler. 526 Sıra No'lu Tebliğ'le 1 Mayıs 2021'den itibaren e-belge iptalleri ile noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da KEP yoluyla yapılan itirazların GİB sistemine elektronik olarak bildirilmesi zorunlu hâle geldi.

İade gelen siparişte iptal mi, iade belgesi mi?

Her iade faturanın iptali anlamına gelmez. Bireysel alıcıya kesilen e-Arşiv faturadaki iade bölümü, alıcı tarafından doldurulup imzalandığında gider pusulası yerine geçer; süre geçtiyse ya da iade kısmiyse iptal yerine bu yolun kullanılması gerekebilir. e-Fatura'ya kayıtlı şirket alıcılarda iadenin nasıl belgeleneceğini mali müşavirinizle netleştirin.

Kolaysoft entegrasyonu hangi pakette, elle faturalamadan farkı ne?

Kolaysoft entegrasyonu Profesyonel paketten (aylık ₺1.999) itibaren kullanılır; Başlangıç ve Büyüme paketlerinde muhasebe ve e-Fatura bağlantısı yoktur. Yıllık ödemede %20 indirim uygulanır, bütün limitler paket karşılaştırmasında yer alır.

Elle faturalama ile Kolaysoft bağlantısının karşılaştırması

Panelde tanımlı 80 satış kanalı, 57 kargo ve lojistik firması ile 51 muhasebe, e-Fatura ve ERP programının tamamını Yox İş Ortağım entegrasyon sayfasında görebilirsiniz.

Kolaysoft entegrasyonu kurulum kontrol listesi ve sık yapılan hatalar

Pilot kurulumlarda sorunların çoğu bağlantının kendisinden değil, ana verideki eksiklerden çıkar. İlk faturayı Kolaysoft ekranında satır satır kontrol etmeden toplu kesime geçmeyin.

Kuruluma başlamadan önce

• Kolaysoft'ta e-Fatura ve e-Arşiv aktivasyonu ile mali mühür ya da e-imza işlemleri tamamlandı mı?
• Her ürün kartında KDV oranı doğru mu; aynı ürün farklı kanallarda farklı oranla satılıyor mu?
• Kargo bedelini faturada ayrı satır olarak gösterme kararını mali müşavirinizle verdiniz mi?
• Entegrasyondan gelecek belgeler için ayrı seri tanımlandı mı?

İlk haftada sık görülen hatalar

• VKN uyuşmazlığı: Panele yazılan gönderen VKN/TCKN, Kolaysoft hesabının numarasından farklıysa belge gönderilemez.
• Güncellenmeyen şifre: Kolaysoft kullanıcısının şifresi değişip panelde güncellenmezse bağlantı kopar.
• Eksik kurumsal bilgi: Şirket adına fatura isteyen alıcının vergi numarası eksikse belge yanlış türde kesilebilir.
• Kampanya tutarı: İndirimli siparişte faturadaki tutar alıcının ödediği tutarla aynı olmalıdır.

Kurulumu birlikte yapmak için Yox İş Ortağım'a başvurun; 3 günlük ücretsiz denemeden önce soru sormak isterseniz iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.