Workcube entegrasyonu:
siparişler muhasebeye kendiliğinden akar.

Workcube entegrasyonu nedir, Yox İş Ortağım bu bağlantıda neyi taşır?

Workcube entegrasyonu, satış kanallarına düşen siparişi Workcube'a ileten ve Workcube'daki stok miktarını kanallara geri dağıtan iki yönlü bir bağlantıdır. Yox İş Ortağım tarafında kapsam bilerek dar tutulur: sipariş aktarımı ve stok çekme. Workcube'daki finans, satın alma, üretim ve depo süreçleriniz olduğu gibi kalır; panel yalnız satış kanalı ile ERP arasındaki tekrar eden yazma işini kaldırır.

Sipariş satırında Workcube'a giden bilgiler

Örneğin Trendyol bağlantısı üzerinden panele gelen bir sipariş, kurduğunuz kurala göre Workcube'a şu bilgilerle iletilir: sipariş numarası, alıcının adı, vergi ya da TC kimlik numarası ve her satır için stok kodu, ürün adı, adet, birim fiyat ve KDV oranı. Bu siparişten Workcube'da müşteri kaydı oluşup oluşmayacağı panelin değil, Workcube'daki ayarlarınızın konusudur; pilot kurulumda bu davranışa iş ortağınızla birlikte bakıyoruz.

Stok çekme ve tek kaynak ilkesi

Stok yönünde panel, Workcube'daki miktarı stok koduyla eşleştirerek okur ve aynı ürün kartına bağlı bütün kanallardaki stoğu günceller. Satın alma ve depo hareketleri Workcube'da tutulduğu sürece doğru stok tek bir yerde, Workcube'da kalır. Pazaryerindeki mevcut ilanlar panele resmî API anahtarıyla okunur; mağaza şifresi paylaşılmaz ve siz onaylamadan hiçbir ilan değişmez.

Workcube'u tanıyalım: ürün yapısı, kurulum seçenekleri ve iş ortağı modeli

Workcube, ERP, CRM, insan kaynakları, proje yönetimi, fiziki varlık yönetimi, içerik yönetimi ve e-ticaret uygulamalarını ortak bir veritabanında toplayan web tabanlı bir iş yazılımıdır. Resmî sitesine göre platform açık kaynak kodlu olarak sunulur ve Progressive Web App olarak tasarlanmıştır; Türkiye ofisi İstanbul Koşuyolu'ndadır. Workcube ayrıca tek kurulumda birden fazla grup şirketinin yönetilebildiğini belirtir.

Pazaryeri bağlantısı açısından en önemli bilgi, Workcube'un nerede çalıştığıdır. Workcube'u bulutta kiralayarak ya da kendi sunucunuzda satın alarak kullanabilirsiniz; kendi sunucu seçeneği Windows, Ubuntu Linux ve Docker ile verilir. Resmî sayfa, kendi sunucudaki kurulum hizmetinin sertifikalı Workcube iş ortakları tarafından yapıldığını söyler. Bu yüzden entegrasyonun Workcube tarafındaki muhatabınız çoğu zaman iş ortağınızdır.

Kendi sunucusunda çalışan Workcube'a dışarıdan erişim

Yox İş Ortağım internet üzerinde çalışan bir paneldir. Workcube yalnız şirket ağında açıksa panel ona ulaşamaz. Hangi adresin, hangi güvenlik kuralıyla dışarı açılacağına BT ekibiniz karar verir; bu karar verilmeden yapılan bağlantı testi başarısız olur. Workcube'un kendi eklenti listesinde bir pazaryeri çözümü de yer alır; aynı ilanların stoğunu iki ayrı sistemden yönetmemek için hangi aracı kullanacağınızı baştan seçin.

WEX katmanı: Workcube entegrasyonu için teknik hazırlık listesi

Workcube'un wiki belgesine göre WEX, üçüncü parti sunuculara veri gönderen ve onlardan veri alan güvenli bir veri değişim katmanıdır; REST, web servis ya da EDI ile geliştirilen ve bu katmanda çalışan bileşenlere WEX bileşeni denir. Kayıtlar Kontrol Paneli > System > Dev Tools > Wex yolundan yönetilir. Workcube kurulumları firmaya göre özelleştirildiği için sizin sisteminizde hangi WEX kayıtlarının açık olduğunu iş ortağınız bilir.

Public mi, Private mi?

Belgeye göre Public seviyesi şifresiz erişim sağlar; Private seviyesi domain, IP, kullanıcı adı ve şifreyle bağlanır. Sipariş ve müşteri bilgisi taşıyan bir bağlantıda şifresiz erişim kabul edilebilir değildir; entegrasyon kayıtlarının Private seviyede ve yalnız bu iş için açılmış bir kullanıcıyla çalışmasını isteyin.

Lucee altyapısında adres sonundaki eğik çizgi

Workcube belgesi, Lucee altyapısında çalışan sistemlerde WEX üzerinden veri çekilirken adresin sonunda eğik çizgi (/) bulunmasını şart koşar; eğik çizgi yoksa WEX tetiklenmez. Bağlantı testi beklenmedik biçimde boş dönüyorsa ilk bakılacak yer adresin son karakteridir.

Workcube'da satış siparişi nasıl karşılanır: stok rezervi, süreç aşaması ve eşleşme anahtarı

Workcube'da satış siparişi, müşterinin talebinin onaylanıp resmî kayda alındığı ve depo, sevkiyat, üretim ve finans süreçlerini başlatan belgedir. Pazaryeri siparişi Workcube'a geldiğinde de aynı kurallar çalışır; bu yüzden siparişin ERP'deki davranışını kurulumdan önce bilmek gerekir. Workcube wiki'sindeki Satış Siparişleri belgesi bu davranışın üç noktasını açıkça anlatır.

• Stok Rezerve Et: İşaretliyse sipariş miktarı kadar stok rezerve edilir. Belge, geçerliliğini yitiren siparişte bu işaretin kaldırılmasını, aksi halde rezervin iptal edilmeyeceğini belirtir. İade ve iptal edilen pazaryeri siparişlerinde bu adımı süreç notlarınıza ekleyin.
• Fatura Kes: Belgeye göre siparişin faturaya yansıması için sipariş aşamasının “Sevk” olması gerekir. Faturayı Workcube'da kesecekseniz sipariş aşamalarını buna göre kurgulayın.
• Toplu aktarımda kod türü: Workcube'un veri aktarım ekranı ürünü stok kodu, barkod ya da özel kodla eşler. Hangi kodu ortak anahtar yapacağınız entegrasyonun kalbidir.

Ürün kodu, barkod ve özel kod: hangisi anahtar olmalı?

Workcube belgesine göre ürün kodu sistem tarafından sırayla artan bir numara olarak verilir; barkod ve özel kod ise ayrı alanlardır. Panel ürünleri stok koduyla eşleştirir. Pazaryerindeki stok kodu ile Workcube'daki kod aynı değilse eşleşmeyen ürünün stoğu güncellenmez ve sipariş satırı doğru ürüne bağlanmaz. Kurulumdan önce iki listeyi yan yana koyup farkları Workcube'daki koda göre düzeltin.

Bireysel alıcılar ve VKN/TCKN bilgisi

Workcube'un e-Fatura belgesi, müşteri kartlarında VKN ya da TCKN ile adres bilgisinin tanımlı olmasını ve şahıs alıcılarda “Şahıs” kutucuğuyla TCKN alanının doldurulmasını ister. Pazaryeri siparişlerinin çoğu bireysel alıcıdan gelir. Her alıcı için ayrı müşteri kaydı mı, kanal bazında toplu kayıt mı kullanılacağı muhasebe kararıdır; bunu mali müşavirinizle verin, Workcube'daki uygulamasına kurulumda birlikte bakalım.

Faturayı nerede keseceksiniz: Workcube e-Devlet mi, panele bağlı e-Fatura sağlayıcısı mı?

Yox İş Ortağım, Workcube bağlantısında fatura kesmez; satış faturası ya Workcube'un e-Devlet modülünde ya da panele ayrıca bağladığınız bir e-Fatura sağlayıcısında düzenlenir. Workcube belgesine göre e-Fatura ve e-Arşiv özel entegrasyon yöntemiyle çalışır: anlaştığınız entegratörün verdiği şirket kodu, kullanıcı adı ve şifre ERP > Finans-Muhasebe > e-Devlet altındaki tanımlara girilir.

İnternet satışları için e-Arşiv seri ayarı

Workcube'un e-Arşiv belgesi, e-ticaret yapanlar için ayrı bir “e-Arşiv Ön Ek (İnternet)” serisi tanımlandığını ve mağaza ile internet serilerinin farklı olması gerektiğini belirtir. GİB'in yayımladığı 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği'nin güncel metni de internet satışlarında faturaya satışın internetten yapıldığını, web adresini, ödeme bilgisini ve gönderiyi taşıyanın bilgisini yazmayı ister. Faturayı panelde kesmek isterseniz Nilvera bağlantısı gibi bir sağlayıcıyı Workcube'un yanına eklersiniz.

2026'da e-Fatura ve e-Arşiv zorunluluğu

• 535 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği'ne (Resmî Gazete, 22.01.2022) göre kendi sitesinden ya da aracı hizmet sağlayıcılar üzerinden satış yapanlarda geçiş haddi 2022 ve sonraki dönemler için 500 Bin TL brüt satış hasılatıdır; haddi aşanlar izleyen yedinci ayın başına kadar geçer.
• 573 Sıra No'lu Tebliğ (Resmî Gazete, 12.11.2024), e-Arşiv'e dahil olmayan mükellefler için 1 Ocak 2026'dan itibaren tutara bakılmaksızın e-Arşiv Fatura düzenlenmesini öngördü.
• 589 Sıra No'lu Tebliğ (Resmî Gazete, 31.12.2025, 5. mükerrer), basit usuldeki ve işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler için bu tarihi 1 Ocak 2027'ye öteledi.

Workcube entegrasyonu adım adım nasıl kurulur?

Kurulum sırası bilinçli olarak önce satış kanalları, sonra Workcube şeklindedir. Böylece stok kodu eşleşmesini Workcube'a tek bir kayıt yazmadan görürsünüz. Bağlantı pilot aşamasında olduğu için adımları Workcube tarafındaki yetkiliniz ya da iş ortağınızla birlikte yürütüyoruz.

1. Hepsiburada mağazanızı ve diğer kanallarınızı resmî API anahtarlarıyla panele bağlayın; mevcut ilanlar okunur, barkod ya da stok koduyla eşleşir.
2. Workcube iş ortağınızdan entegrasyon kullanıcısını, kendi sunucu kullanıyorsanız dışarıdan erişilebilen kurulum adresini ve açık WEX kayıtlarını isteyin.
3. Bilgileri panelin Muhasebe bölümüne girin; bulut kullanıyorsanız kurulum adresi alanını boş bırakın ve bağlantıyı test edin.
4. Siparişlerin hangi aşamada Workcube'a gideceğini seçin; örneğin onaylandığında ya da hazırlanıyor aşamasına geldiğinde.
5. Faturanın Workcube'da mı, panele bağlı bir e-Fatura sağlayıcısında mı kesileceğini kesinleştirin.
6. Stok çekmeyi açmadan önce eşleşmeyen ürün listesini temizleyin.

İlk siparişi birlikte doğrulama

İlk aktarımda alıcının adı ve vergi numarasının Workcube'da nereye düştüğüne, müşteri kaydının nasıl oluştuğuna, stok rezervine ve satır tutarlarına birlikte bakıyoruz. Bu kontrol tamamlanmadan stok çekmeyi bütün kanallara açmamanızı öneririz. Görüşme planlamak için iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz; demo görüşmesi 15 dakika sürer.

Elle sipariş girişi ile Workcube entegrasyonu arasındaki fark

Günde birkaç siparişte Workcube'a elle giriş yönetilebilir; kanal sayısı arttıkça yeniden yazma, gecikmiş stok ve gözden kaçan sipariş maliyeti büyür. Aşağıdaki tablo yalnız panelin bu bağlantıda ve genel sipariş yönetiminde yaptığı işleri karşılaştırır.

Bağlantıyı kurmadan önce bir pazaryeri satışında size kalan tutarı görmek için kâr hesaplama aracını, kategori komisyonunun etkisini görmek için komisyon hesaplama aracını kullanabilirsiniz. Workcube'a giden satırın doğruluğu, kanaldan gelen verinin ve stok kodunun doğruluğuna bağlıdır.

Workcube bağlantısı hangi Yox İş Ortağım paketinde kullanılır?

Workcube bağlantısı, muhasebe ve ERP programı bağlantısı içeren Profesyonel, Kurumsal ve Enterprise paketlerinde açılır; Başlangıç ve Büyüme paketlerinde muhasebe programı bağlanmaz. Workcube, panelde tanımlı 51 muhasebe, e-Fatura ve ERP programından biri olarak sayılır. Panelde ayrıca 80 satış kanalı (48'i kullanıma hazır) ve 57 kargo ve lojistik firması tanımlıdır.

Yıllık ödemede %20 indirim uygulanır. Faturayı Workcube'da kesiyorsanız Profesyonel yeterlidir; panelde ayrı bir e-Fatura sağlayıcısı kullanacaksanız iki program gerekir, bu da Kurumsal paket demektir. Workcube'da birden fazla grup şirketini yönetiyorsanız panel tarafında çoklu şirket desteği Enterprise pakettedir. Bütün limitleri paket karşılaştırmasında görebilir, 3 günlük ücretsiz deneme için Yox İş Ortağım'a başvurabilirsiniz.

Karar rehberi: Workcube entegrasyonu öncesi kontrol listesi ve sık hatalar

Workcube projelerinde aksaklıkların çoğu bağlantının kendisinden değil, önceden verilmemiş kararlardan ve eksik yetkilerden çıkar. Aşağıdaki listeyi Workcube iş ortağınız, BT ekibiniz ve mali müşavirinizle birlikte gözden geçirin.

Başlamadan önce yanıtlanacak sorular

• Workcube bulutta mı, kendi sunucunuzda mı; kendi sunucunuzdaysa adres panelden erişilebilir mi?
• Entegrasyon kullanıcısı ayrı mı, yetkisi sipariş yazma ve stok okuma ile sınırlı mı?
• Ortak anahtar hangi kod olacak: stok kodu mu, barkod mu, özel kod mu?
• Pazaryeri siparişleri Workcube'da hangi şirkete, şubeye ve depoya yazılacak; stok rezervi açık mı?
• Fatura Workcube'da mı kesilecek, panele bağlı e-Fatura sağlayıcısında mı; internet satışı serisi tanımlı mı?

Sık yapılan hatalar ve önlemleri

• Günlük kullanılan bir hesabı bağlamak: O kişinin şifresi değiştiğinde ya da hesabı kapandığında aktarım durur; yalnız entegrasyon için açılmış bir kullanıcı kullanın.
• Stoğu iki yerden değiştirmek: Workcube ana kaynakken panelde yapılan elle düzeltme bir sonraki stok çekmede Workcube'daki miktarla değişir.
• İptal edilen siparişte rezervi unutmak: Workcube'da “Stok Rezerve Et” işareti kalkmazsa satılabilir stok olduğundan düşük görünür.
• Lucee adresinde eğik çizgiyi atlamak: WEX tetiklenmez ve bağlantı testi boş döner.

Satış kanalı, kargo ve muhasebe bağlantılarının tamamını entegrasyon ana sayfasında görebilirsiniz; Workcube'u hangi kanallarla birlikte kullanacağınızı oradan planlayın.