BirFatura entegrasyonu:
siparişin faturası kendiliğinden kesilir.

BirFatura entegrasyonu nedir, Yox İş Ortağım ile birlikte hangi işi görür?

BirFatura entegrasyonu, satış kanallarınızdan gelen siparişleri elle yeniden yazmadan BirFatura'da faturalamanın yoludur. BirFatura, Ankara'da kurulu BirFatura Yazılım Teknolojileri A.Ş.'nin e-dönüşüm hizmetidir; şirketin kendi sitesinde e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye hizmetleriyle birlikte pazaryeri, e-ticaret ve kargo bağlantıları listelenir. Yox İş Ortağım ise stok, fiyat ve siparişleri 80 satış kanalı ve 51 muhasebe programıyla çalışan panelde yönetir. İki sistem yan yana kurulduğunda siparişin kaydı panelde, mali belgesi BirFatura'da tutulur.

BirFatura'nın GİB'deki yeri: özel entegratör

Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Belge sitesindeki e-Fatura özel entegratörler listesinde ve e-Arşiv Fatura özel entegratör listesinde BirFatura Yazılım Teknolojileri A.Ş. yer alıyor (Ekim 2026 kontrolü). 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği, e-Belge uygulamalarından yararlanmanın üç yolunu sayar: GİB portalı, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon. BirFatura ile çalışan satıcı ikinci yolu seçmiş olur. Siparişten belge üretmek isteyen bir satıcı için iki yaygın seçeneğin farkı şöyle özetlenebilir:

Belge sayısı düşük ve e-Fatura'ya kayıtlı olmayan satıcılar için GİB e-Arşiv Portal bağlantısı da değerlendirilebilir. BirFatura ile kurulan akış daha çok şu satıcılara uyar:

• Birkaç pazaryerinde birden satan ve bütün belgeleri tek entegratörden düzenlemek isteyenler.
• Zaten BirFatura kullanan, stok ve sipariş tarafını tek panelde toplamak isteyen işletmeler.
• Muhasebe ekibi belgeleri BirFatura ekranında görmeye alışmış, bu düzeni bozmak istemeyen firmalar.

BirFatura entegrasyonu nasıl çalışır: Özel Entegrasyon servisleri ve veri yönü

Bu bağlantıda veri akışının yönünü BirFatura belirler: siparişi BirFatura ister, Yox İş Ortağım cevap verir. BirFatura'nın geliştirici sitesindeki Özel Entegrasyon API dokümanına göre servisler satışın yapıldığı platformun sunucusunda durur ve BirFatura, mağaza ayarlarında tanımlanan adrese istek gönderir. Panel bu servisleri hesabınız adına hazır sunduğu için sizin yazılım geliştirmeniz gerekmez. Dokümanda tanımlı fatura servisleri ve paneldeki karşılıkları:

Dokümanda kargo takip bilgisi için isteğe bağlı bir servis daha bulunur; bu rehber yalnız fatura akışını ele alır.

Token: BirFatura'nın panele erişimindeki tek anahtar

Doküman, BirFatura'nın her isteğinde token başlığında yalnız bu entegrasyon için oluşturulmuş bir erişim anahtarı taşınmasını ister; bu değer BirFatura mağaza ayarlarındaki API Şifresi alanına yazılır. Anahtarı panel üretir, BirFatura kullanıcı adınız ya da şifreniz bu akışın hiçbir yerine girilmez. Doküman ayrıca token'ın adres satırında ya da yanıt içinde paylaşılmamasını şart koşar.

Faturası işlenen sipariş sonraki çekimlerde neden görünmez?

Panel, BirFatura'nın sipariş isteğine yalnız fatura numarası gelmemiş siparişleri koyar. invoiceLinkUpdate çağrısıyla numara ve bağlantı ulaştığında sipariş faturalı olarak işaretlenir ve bir sonraki tarih aralığında listeye girmez. Bu kural aynı Özel Entegrasyon mağazasındaki tekrarı önler; BirFatura'daki başka bir mağazadan gelen kopyaları ise engellemez. O durumu aşağıda ayrı bir bölümde ele alıyoruz.

BirFatura entegrasyonu kurulumu: panelde ve BirFatura'da yapılacaklar

Kurulum iki ekranda tamamlanır: önce Yox İş Ortağım'ın Muhasebe bölümünde bağlantı bilgisi üretilir, ardından bu bilgi BirFatura'da Özel Entegrasyon mağazasına girilir. Muhasebe ve e-Fatura bağlantıları Profesyonel paketten itibaren açıktır. Sırasıyla:

1. Yox İş Ortağım'da Muhasebe bölümünü açın, listeden BirFatura'yı seçip Bağla'ya basın. Panel bir bağlantı adresi (URL) ve bir token gösterir.
2. BirFatura panelinde Özel Entegrasyon türünde yeni bir mağaza tanımlayın. BirFatura'nın API sayfasına göre bu adımda mağaza adı, site adresi ve API şifresi girilir.
3. Site adresi alanına paneldeki URL'yi, API Şifresi alanına token'ı yapıştırıp kaydedin.
4. Kayıt sırasında BirFatura sipariş durumlarını ve ödeme yöntemlerini panelden okur. Listeler geldiyse bağlantı kurulmuştur; gelmiyorsa adres ya da token hatalı kopyalanmıştır.
5. Faturalanacak sipariş durumunu seçin. BirFatura'nın destek dokümanına göre en az bir durum seçilmezse siparişler Onaylanmış sayfasında görünmez.
6. Onaylanmış siparişler ekranında geçiş gününden başlayan bir tarih aralığıyla ilk siparişleri çekin, birkaç belgeyi elle faturalandırıp numaranın paneldeki siparişe düştüğünü doğrulayın.

Token'ı yenilemek ya da kullandığınız API şifresini korumak

Panelde bağlantı kartındaki düzenleme alanından yeni token üretebilir ya da BirFatura'da kullanmakta olduğunuz API şifresini aynen girebilirsiniz. Yeni token ürettiğinizde BirFatura'daki API Şifresi alanını da güncellemelisiniz; aksi hâlde BirFatura'nın istekleri yetkisiz sayılır ve siparişler gelmez. Hangi sipariş durumunun paneldeki hangi aşamaya karşılık geldiğini kurulumda birlikte kontrol ederiz.

BirFatura'da sipariş durumu, taslak ve otomatik fatura ayarları

Siparişin BirFatura'ya gelmesi ile faturanın kesilmesi BirFatura'da iki ayrı adımdır ve ikisi de BirFatura'nın kendi ayarlarıyla yönetilir. BirFatura destek dokümanlarında Ekim 2026 itibarıyla yer alan menü yolları ve sonuçları şöyle:

Elle mi otomatik mi: hangi aşamada hangisi?

İlk haftalarda elle faturalandırmak daha güvenlidir: KDV satırlarını, alıcı unvanını ve toplamları her belgede görürsünüz. Belgeler beklediğiniz gibi çıktığında iki otomatik ayarı birlikte açabilirsiniz. Yalnız birinci ayarı açarsanız taslaklar birikir ama hiçbir belge kesilmez; bu eksiklik çoğu zaman ay sonu kapanışında fark edilir.

Otomatik kesimin saatini kim belirler?

BirFatura'nın dokümanına göre otomatik faturalar sistemin belirlediği saatlerde kesilir ve saat kullanıcı tarafından seçilemez; VIP statüsündeki kullanıcılar belirli bir saat talep edebilir. Faturanın kargo çıkışından önce hazır olmasını istiyorsanız bu zamanlamayı göz önüne alın ya da kritik günlerde Onaylanmış ekranından elle faturalandırın.

e-Fatura mı e-Arşiv mi: belge türü ve 2026'da geçerli kurallar

Belge türünü ne panel ne de BirFatura keyfî olarak seçer; alıcının GİB'deki kaydı belirler. GİB'in e-Arşiv açıklamasına göre e-Fatura uygulamasına kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan mükelleflere ve nihai tüketicilere e-Arşiv Fatura düzenlenir. BirFatura'nın API sayfası da belge türünün müşterinin mükellefiyet durumuna göre belirlendiğini yazar.

İnternet satışında e-Arşiv faturada bulunması gerekenler

GİB'in yayımladığı güncel 509 Sıra No'lu Tebliğ metnine göre internet satışına ait e-Arşiv faturada satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli, ödeme tarihi, gönderiyi taşıyanın adı ya da unvanı ile VKN/TCKN'si ve gönderim tarihi bulunmalı, ayrıca satışın internet üzerinden yapıldığını belirten ibare yer almalıdır. Bu alanların BirFatura şablonunuzda nasıl dolduğunu ilk belgede mutlaka açıp kontrol edin.

Ekim 2026 itibarıyla e-Belge zorunluluğu kimleri kapsıyor?

• 535 Sıra No'lu Tebliğ: Kendi sitesinde ya da pazaryerinde satış yapan mükelleflerden 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 500 Bin TL ve üzeri olanlar, izleyen dönemin yedinci ayının başına kadar e-Fatura uygulamasına geçer.
• Genel had: Güncel 509 metnine göre 2022 ve sonraki hesap dönemleri için brüt satış hasılatı 3 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler de e-Fatura'ya geçmek zorundadır.
• 589 Sıra No'lu Tebliğ: e-Belge uygulamalarına dahil olmayanlar 1 Ocak 2026'dan itibaren faturalarını tutarına bakmadan GİB portalinden e-Arşiv olarak düzenler; basit usul ve işletme hesabındaki mükellefler için bu tarih 1 Ocak 2027'dir.

Hangi hadde girdiğinize mali müşavirinizle birlikte karar verin; geçiş tarihi kaçırıldığında düzenlenen kâğıt belgeler sorun yaratabilir.

Siparişten faturaya giden bilgiler: alanlar ve hata kaynakları

Belgeyi BirFatura düzenler, ama içeriği siparişten gelir; hatalı faturaların çoğu siparişteki ya da stok kartındaki eksik bilgiden doğar. BirFatura'nın sipariş şemasında zorunlu tutulan alanlar sipariş numarası ve tarihi, fatura adı, adresi, ilçesi, ili ve cep telefonu, teslimat adresi, ödeme yöntemi, para birimi ve KDV dahil/hariç toplamlardır. Ürün satırlarında stok kodu, ürün adı, adet tipi, adet, KDV oranı ve KDV dahil/hariç birim fiyat zorunludur; vergi dairesi, vergi numarası, TC kimlik numarası ve e-posta isteğe bağlıdır. Panel bu alanları siparişin kendisinden doldurur. Kontrol etmeniz gerekenler:

• Stok kartındaki KDV oranı faturaya aynen geçer; yanlış oranla açılmış bir ürün her siparişte yanlış belge üretir. KDV hariç tutarı elle görmek için KDV hesaplama aracını kullanabilirsiniz.
• Pazaryeri başlığındaki uzun pazarlama ifadeleri ürün adı olarak faturaya yazılır; fatura için sade bir ad tercih edin.
• Doküman tutarların yuvarlanmadan gönderilmesini ister; küsuratlı fiyatlarda BirFatura'daki toplamı panel toplamıyla karşılaştırın.
• Stok kodu boş ürünler faturada geçici bir kodla görünür; kodları ürün kartında tamamlayın.

Kurumsal alıcının vergi bilgisi eksik gelirse

Şirketi adına fatura isteyen alıcının vergi numarası ve vergi dairesi siparişte yoksa belge bireysel alıcıya kesilmiş gibi oluşur. Bu siparişleri faturalandırmadan önce ayıklayın: Onaylanmış ekranında tek tek inceleyin, eksik bilgiyi tamamlayıp öyle kesin. Alıcının e-Fatura'ya kayıtlı olup olmadığını GİB'in kayıtlı kullanıcılar listesinden de doğrulayabilirsiniz.

Pazaryeri BirFatura'ya ayrıca bağlıysa çift faturayı önlemek

BirFatura'nın pazaryerlerine kendi doğrudan bağlantıları da vardır. Bir kanal hem bu doğrudan bağlantıyla hem de Yox İş Ortağım üzerinden BirFatura'ya ulaşıyorsa aynı sipariş iki farklı mağazada iki kayıt olarak görünür ve iki belge kesilmesi kolaylaşır. Panelin faturalı siparişi yeniden listelememesi yalnız kendi mağazası için geçerlidir; diğer mağazadaki kopyayı göremez.

Her kanal için tek bir faturalama yolu belirleyin

• Trendyol siparişleriniz panelden yönetiliyorsa belgelerini Özel Entegrasyon mağazası kessin; BirFatura'daki doğrudan Trendyol mağazasında otomatik aktarımı ve otomatik kesimi kapatın.
• Aynı kararı Hepsiburada mağazanız ve diğer kanallar için de verin; karar tablosunu muhasebe ekibinizle paylaşın.
• Bir kanalı bilerek BirFatura'nın kendi bağlantısında bırakıyorsanız, o kanalın siparişlerini Özel Entegrasyon mağazasında faturalandırmayın.
• BirFatura'daki birleştirip faturalandır işlemini kullanırken siparişlerin aynı mağazadan geldiğine bakın.

Geçiş gününe tarih sınırı koyun

Geçişten önce başka bir yoldan belgesi düzenlenmiş siparişler panelde fatura numarası taşımaz. İlk çekimde tarih aralığını geçiş gününden başlatın; böylece eski siparişler listeye girmez. Geçiş öncesinden faturasız kalan siparişleri ise ayrı bir listede tek tek kontrol edip kesin.

BirFatura entegrasyonu hangi Yox İş Ortağım paketinde, toplam maliyet nelerden oluşur?

BirFatura bağlantısı Profesyonel paketten itibaren kullanılabilir ve paket sayımında bir muhasebe/e-Fatura programı olarak geçer. Başlangıç ve Büyüme paketlerinde muhasebe bağlantısı bulunmaz. Yıllık ödemede %20 indirim uygulanır.

Kurumsal pakette BirFatura'nın yanında örneğin Paraşüt bağlantısı gibi bir ön muhasebe programı da kurulabilir. Bütün paket sınırlarını paket karşılaştırmasında görebilirsiniz. Toplam maliyeti hesaplarken şu kalemleri birlikte düşünün:

• Yox İş Ortağım paketi: Tablodaki aylık ücret; bağlantı paketin içindedir.
• BirFatura ücreti: BirFatura'nın fiyat sayfasına göre ödeme kontör ve abonelik ücretinden oluşur, e-Fatura başvurusunda başvuru ve kurulum ücreti alınmaz. Güncel tutarları BirFatura'dan öğrenin.
• Mali mühür ya da e-imza: BirFatura'nın başvuru dokümanına göre tüzel kişiler mali mühürle, şahıs firmaları e-imzayla da başvurabilir.

İlk 30 gün için kontrol listesi ve sık yapılan hatalar

Bağlantı kurulduktan sonraki ilk ay, hataların birkaç siparişte yakalanacağı dönemdir. İlk hafta her belgeyi, sonraki haftalarda gün sonunda toplu kontrol etmeniz yeterlidir:

• Panelde faturası bekleyen sipariş sayısı ile BirFatura'nın Onaylanmış ekranındaki sayı tutuyor mu?
• Kesilen her belgenin numarası paneldeki siparişin detayına düştü mü?
• Kanal destekliyorsa fatura bağlantısı pazaryerindeki siparişte görünüyor mu?
• Kurumsal alıcılar e-Fatura, bireysel alıcılar e-Arşiv olarak mı faturalanıyor?
• İnternet satışı ibaresi ve taşıyan bilgisi e-Arşiv belgelerinde yer alıyor mu?

BirFatura bağlantısında en sık görülen hatalar

• Token yenilenip BirFatura'daki API Şifresi alanı güncellenmediği için siparişlerin gelmemesi.
• Mağaza ayarında hiçbir sipariş durumunun seçilmemesi.
• Yalnız taslak aktarımını açıp otomatik kesimi açmamak.
• İptal edilecek siparişleri de kapsayan çok erken bir durumu faturalanacak durum olarak seçmek.
• Aynı kanalı hem doğrudan bağlantıda hem Özel Entegrasyon mağazasında faturalandırmak.