EDM Bilişim entegrasyonu:
siparişin faturası kendiliğinden kesilir.

EDM e-fatura entegrasyonu nedir, Yox İş Ortağım'da hangi işleri yapar?

EDM e-fatura entegrasyonu, sipariş verisini EDM Bilişim'in fatura sistemine bağlayarak faturayı siparişin bir adımı hâline getirir. Pazaryerinden gelen alıcı adı, adres, vergi bilgisi, ürün satırları ve KDV oranları elle taşınmaz; belge EDM üzerinden düzenlenir, sonucu da panelde ilgili siparişin satırında izlenir. EDM'yi zaten kullanıyorsanız entegratör değiştirmeniz gerekmez; mevcut hesabınıza tanımlanan bilgilerle bağlanırsınız. Yox İş Ortağım'ın bağlandığı satış kanallarını, kargo firmalarını ve muhasebe programlarını entegrasyon sayfamızda tek listede görebilirsiniz.

Bağlantının panelde üstlendiği altı iş

• Siparişten e-Arşiv: bireysel alıcının siparişi için e-Arşiv fatura EDM üzerinden kesilir.
• Siparişten e-Fatura: alıcı e-Fatura mükellefiyse aynı sipariş e-Fatura olarak düzenlenir.
• Fatura PDF'i: kesilen faturanın PDF'i panele gelir; kanal destekliyorsa siparişin geldiği pazaryerine yüklenir.
• İptal: iptal edilen ya da iade gelen siparişin faturası için iptal panelden başlatılır.
• Durum takibi: faturanın EDM tarafındaki durumu (gönderildi, kabul, red) sorgulanır ve siparişin yanında görünür.
• Gelen faturalar: size kesilen e-Faturalar EDM üzerinden panele gelir ve alış faturası olarak işlenebilir.

Bir belgenin iptal edilip edilemeyeceğine panel değil, EDM'nin sistemi ve GİB kuralları karar verir. Bu yüzden sonraki bölümlerde panelin işini, EDM'nin sorumluluğunu ve mevzuatın sınırını ayrı ayrı gösteriyoruz.

EDM Bilişim kimdir, özel entegratör olarak hangi belgelerde yetkilidir?

EDM Bilişim Sistemleri ve Danışmanlık Hizmetleri A.Ş., Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yayımladığı e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye özel entegratör listelerinin üçünde de yer alan İstanbul merkezli bir firmadır; e-İrsaliye listesinde izin tarihi 28.12.2017 olarak görünür. Özel entegratör, mükellefin e-belgelerini GİB'in belirlediği standartta oluşturan, imzalayan, alıcıya ileten ve saklayan, bu iş için Başkanlıktan izin almış kuruluştur. Yani EDM bir ön muhasebe programı değildir; faturanızı resmî olarak taşıyan ve arşivleyen taraftır.

EDM hesabında entegrasyondan önce netleşmesi gerekenler

EDM'nin kendi sayfasına göre firma 2010'dan bu yana e-dönüşüm hizmeti veriyor, mali mühür temini ile GİB başvurularını saha temsilcileri yürütüyor ve e-Fatura ile e-Arşiv belgeleri 10 yıl boyunca EDM sistemlerinde saklanıyor. 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ise özel entegratörden hizmet alan mükelleflerin belgelerde entegratörün mali mührünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebileceğini söyler. Belgelerinizin kendi mali mührünüzle mi, EDM'nin mührüyle mi imzalandığını kuruluma başlamadan öğrenin.

• e-Fatura ve e-Arşiv kaydı aktif, fatura serisi ve şablonu tanımlı bir EDM hesabı
• Web servis üzerinden belge göndermeye yetkili bir entegrasyon kullanıcısı
• Mali müşavirinizin EDM'deki belgelere hangi yolla ulaşacağına dair net bir karar

Pazaryeri siparişinde e-Fatura mı, e-Arşiv mi kesilir? GİB'in ayrımı

Belge türünü pazaryeri değil alıcı belirler: alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir. 509 Sıra No.lu Tebliğ bu ayrımı açıkça yapar ve e-Arşiv'e dahil olabilmek için önce e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayı şart koşar. Bireysel alıcının siparişinde e-Arşiv kesilir; panelde bu seçim kurala bağlanır, her siparişte ayrıca karar vermezsiniz.

İnternet satışında e-Arşiv faturada bulunması zorunlu bilgiler

509 Sıra No.lu Tebliğ'e göre internet üzerinden yapılan satışların e-Arşiv faturasında aşağıdaki bilgiler yer almalı, ayrıca faturada “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi bulunmalıdır:

• Satış işleminin yapıldığı web adresi
• Ödeme şekli ve ödeme tarihi
• Mal satışlarında gönderiyi taşıyanın adı soyadı ya da unvanı ile VKN/TCKN bilgisi
• Malın gönderildiği ya da hizmetin ifa edildiği tarih
• İade bölümü: iade edenin adı soyadı, adresi, imzası ve iade edilen malın cinsi, miktarı, birim fiyatı ve tutarı

Kurumsal alıcının e-Fatura kaydı nereden anlaşılır

GİB, e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcıların listesini yayımlar; vergi numarası bu listede bulunan alıcıya e-Fatura kesilir. EDM de e-Arşiv sayfasında, belgenin e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağına sistemin karar verdiği bir VKN kontrolünden söz eder. Alıcı vergi numarasını sipariş notuna yazar ya da eksik bırakırsa belge bireysel kesilir ve alıcı düzeltme ister.

EDM e-fatura entegrasyonu için gereken bilgiler ve kurulum adımları

Bağlantı EDM'nin web servisi üzerinden kurulur; pazaryeri ya da mağaza şifrenizi paylaşmazsınız. Panelin Muhasebe bölümünde EDM Bilişim için dört alan istenir.

Web servis kullanıcısını EDM'den isterken ne yazmalısınız

Web servis kullanıcısı, EDM portalına her gün giriş yaptığınız kullanıcıyla aynı olmayabilir. Tahmin yürütmek yerine EDM temsilcinize faturaları bir sipariş yönetim panelinden web servisle göndereceğinizi, hem e-Fatura hem e-Arşiv düzenleyeceğinizi ve kullanmak istediğiniz fatura serisini yazın. Bilgiler yazılı olarak geldikten sonra kuruluma geçin:

1. Yox İş Ortağım'da Muhasebe bölümünden EDM Bilişim'i seçin ve dört alanı doldurun.
2. Bağlantıyı test edin; hata dönerse önce kullanıcı adı, şifre ve VKN eşleşmesini kontrol edin.
3. Faturanın hangi sipariş aşamasında kesileceğini belirleyin.
4. e-Fatura ve e-Arşiv seçim kuralını ve seri ayarlarını kaydedin.
5. İlk gerçek siparişin faturasını birlikte kesip satırları, KDV oranlarını ve alıcı bilgisini hem PDF'te hem EDM portalında doğrulayın.

Siparişten EDM faturasına: fatura aşaması, PDF ve durum takibi

Yox İş Ortağım'da bütün kanallardan gelen siparişler tek listede Yeni, Hazırlanıyor, Faturalandı, Kargolandı, Teslim durumlarından geçer. EDM bağlantısı Faturalandı adımında devreye girer: kurala uyan siparişin satırları belgeye dönüşür, EDM'ye gönderilir ve sonuç siparişin satırına yazılır.

Faturanın hangi aşamada kesileceğine nasıl karar verilir

Çok erken kesilen fatura, sonradan iptal edilen siparişte ek iş doğurur; geç kesilen fatura ise paketin belgesiz kargoya çıkması riskini taşır. Birçok satıcı için makul nokta, siparişin hazırlanmaya alındığı an ile kargo etiketinin basıldığı an arasıdır. Doğru anı iptal oranınız ve kargoya teslim saatiniz belirler.

PDF'in pazaryeri siparişine ulaşması

Kesilen faturanın PDF'i panele gelir ve kanal destekliyorsa siparişin geldiği pazaryerine yüklenir. Örneğin Trendyol'un geliştirici dokümanında fatura bağlantısının sipariş paketiyle gönderilmesi tanımlıdır ve daha önce bağlantı gönderilmiş bir pakete ikinci bağlantı gönderildiğinde servis hata döner; kanal ayrıntıları Trendyol entegrasyonu sayfamızda. Desteklemeyen kanalda belgeyi kanalın kendi yöntemiyle iletirsiniz. EDM'nin e-Arşiv sayfasına göre fatura, alıcının bildirdiği e-posta adresine ya da SMS numarasına PDF olarak da gönderilebilir.

Durum sütununda “red” görünürse ne yapılır

Panelde görünen gönderildi, kabul ve red durumları EDM'den sorgulanır. GİB'in e-Fatura iptal kılavuzuna göre ticari senaryoda gönderilen bir e-Faturaya alıcının 8 gün içinde verdiği ret uygulama yanıtı iptal sonucunu doğurur. Satış geçerliyse doğru bilgilerle yeni belge düzenlenmesi gerekir. Senaryo tercihinizi mali müşavirinizle netleştirin.

EDM faturasında iptal, iade ve itiraz: GİB'in 8 günlük kuralı

e-Belgelerdeki iptal ve itirazların 1 Mayıs 2021'den bu yana GİB sistemine elektronik ortamda bildirilmesi zorunludur ve temel ölçü, belgenin alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gündür. Bu süre, Türk Ticaret Kanunu'nun faturaya itiraz için tanıdığı sekiz günle örtüşür. Panelden başlattığınız iptal EDM'ye iletilir; geçerli yolu belge türü ve senaryo belirler.

İade gelen siparişte iptal mi, yeni belge mi

Sekiz günü geçmiş bir siparişte sistem içinden iptal yolu kapanır. Bu noktadan sonra izlenecek yol alıcının durumuna göre değişir: alıcı mükellefse iade için hangi belgenin düzenleneceğini, bireysel alıcıda ise e-Arşiv faturadaki iade bölümünün nasıl kullanılacağını kuruluma başlamadan mali müşavirinizle yazılı olarak netleştirin. İade ve talepler kutusu, belgesi eksik iadeleri tek listede gösterir.

Gelen e-Faturalar, alış kaydı ve aylık KDV kontrolü

Fatura bağlantısı yalnız kestiğiniz belgelerden ibaret değildir. Size kesilen e-Faturalar EDM üzerinden panele gelir ve alış faturası olarak işlenebilir; tedarikçinin faturasını e-postada arayıp ayrıca girmeniz gerekmez. Kayıtlı iki mükellef arasındaki faturalar e-Fatura olarak düzenlendiği için, e-Fatura kullanıcısı bir pazaryerinin size kestiği komisyon ve hizmet faturaları da bu yoldan gelir.

• PDF olarak gelen alış faturalarını panele ekleyip yapay zekâ ile okutarak tutar ve KDV bilgisini elle yazmadan kaydedebilirsiniz.
• Kestiğiniz ve aldığınız faturalar bir arada durduğu için aylık KDV özeti panelden alınır.
• Tek bir tutarın KDV'sini ayırmak için KDV hesaplama aracı yeterlidir.
• Hakediş mutabakatında sipariş bazında net kâr, fazla komisyon ve fazla kargo kesintisi faturayla yan yana görünür.

EDM'nin e-Arşiv sayfasında gelen e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin ücretsiz alındığı belirtilir. Kendi sözleşmenizdeki koşulları yine de EDM temsilcinizden teyit edin. Alış faturalarının muhasebe kaydı ise mali müşavirinizin programında yapılır; panel bu belgeleri KDV özeti ve kâr hesabı için bir arada tutar.

EDM portalında elle faturalama ile Yox İş Ortağım bağlantısının farkı

Günde birkaç siparişte EDM portalından elle fatura kesmek yönetilebilir. Kanal ve sipariş sayısı arttıkça hata belgenin kendisinden çok siparişle bağlantısında çıkar. Aşağıdaki tablo iki yöntemi aynı işler üzerinden karşılaştırır.

Başka bir fatura yöntemiyle karşılaştırırken

Özel entegratörle çalışmıyorsanız faturayı GİB'in kendi portalından düzenlemek de bir seçenektir; iki yolun farkını GİB e-Arşiv Portal entegrasyonu sayfasında anlattık. EDM'nin yanında ön muhasebe tarafını da bağlamak isterseniz, örneğin Paraşüt entegrasyonu ile iki programı aynı panelde kullanmak Kurumsal paketin üç program hakkıyla mümkündür. Bu durumda aynı siparişin faturasını iki programdan kesmemek için fatura kesecek programı en baştan tek seçeneğe bağlayın.

EDM e-fatura entegrasyonu hangi pakette, toplam maliyet nelerden oluşur?

Muhasebe ve e-Fatura bağlantısı Profesyonel paketle başlar; EDM Bilişim bağlanan programlardan biri olarak sayılır. Başlangıç ve Büyüme paketlerinde fatura programı bağlantısı yoktur. Ekim 2026 itibarıyla paketlerin fatura tarafındaki karşılığı şöyledir:

Yıllık ödemede %20 indirim uygulanır; bütün limitler paketler bölümünde yer alır. Toplam maliyetin ikinci kalemi EDM ile yaptığınız sözleşmedir: kontör ya da belge ücreti sizinle EDM arasındadır ve panel paketine dahil değildir. EDM'nin e-Arşiv sayfasına göre müşteriye e-postayla giden faturalar kontör düşürmez ve kalan kontör 5 yıl devreder; güncel koşulu temsilcinizden öğrenin. Paneli 3 gün ücretsiz deneyebilir, ön görüşmede EDM akışınızı birlikte planlayabilirsiniz. Satış kanalı sayınız arttıkça Kurumsal paket, fatura programının yanına ön muhasebe ya da ERP eklemeye de yer açar.

EDM bağlantısını canlıya almadan önce kontrol listesi ve sık yapılan hatalar

Kurulumda vakit kaybettiren konular genellikle yazılımla değil hazırlıkla ilgilidir. Bağlantıyı canlıya almadan önce aşağıdaki iki listeyi tamamlayın.

Canlıya geçmeden önce kontrol edin

• EDM'de e-Fatura ve e-Arşiv kaydınız aktif, fatura seriniz ve şablonunuz (logo, iletişim, banka bilgisi) tanımlı mı?
• Web servis kullanıcı adı ve şifresi EDM'den yazılı olarak geldi mi?
• Her stok kartında doğru KDV oranı tanımlı mı?
• İnternet satışı bilgileri (web adresi, ödeme, taşıyıcı) EDM şablonunda görünüyor mu?
• Kargo bedelini ayrı satır olarak yazıp yazmayacağınıza karar verdiniz mi?
• İade ve iptal yöntemini mali müşavirinizle konuştunuz mu?

EDM fatura bağlantısında en sık görülen hatalar

• Mükerrer fatura: geçiş günlerinde portaldan elle kesilen fatura ile panelin kestiği fatura çakışır. Bir geçiş tarihi belirleyin ve o tarihten sonra pazaryeri siparişlerini yalnız panelden faturalayın.
• Kampanya tutarı: faturadaki tutar liste fiyatıyla değil, alıcının ödediği tutarla aynı olmalıdır.
• Kaçan vergi numarası: kurumsal alıcının bilgisi sipariş notunda kalırsa belge bireysel kesilir.
• Kaçırılan 8 gün: iptal edilen siparişin faturası süre geçtikten sonra sistem içinden iptal edilemez.